IT w Branżach – Kancelarie prawne
- Strona główna
- Kancelarie prawne
Dlaczego ochrona danych w kancelarii prawnej jest kluczowa?
Kancelarie prawne operują wyjątkowo wrażliwymi danymi – zarówno osobowymi, jak i informacjami objętymi tajemnicą adwokacką, radcowską czy handlową. Każde naruszenie poufności może nie tylko zaszkodzić klientowi, ale również narazić kancelarię na wysokie kary finansowe, utratę reputacji oraz odpowiedzialność dyscyplinarną.
Cyberataki na kancelarie prawne to rzeczywiste zagrożenie – szczególnie w dobie pracy zdalnej, przechowywania dokumentów w chmurze i prowadzenia spraw sądowych online.
Jakie przepisy regulują ochronę danych w kancelariach prawnych?
Działalność kancelarii musi być zgodna z:
- RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679) – dot. ochrony danych osobowych
- Kodeksem Etyki Adwokackiej / Radcy Prawnego – m.in. w zakresie zachowania tajemnicy zawodowej
- Ustawą Prawo o adwokaturze / o radcach prawnych
- Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości ws. organizacji sądów i prowadzenia akt
- Ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną
- Ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML)
Kancelarie powinny również wdrażać dobre praktyki bezpieczeństwa informatycznego wynikające z zaleceń m.in. UODO oraz Krajowej Rady Radców Prawnych czy Naczelnej Rady Adwokackiej.
Kluczowe obszary zabezpieczeń w kancelarii:
- Autoryzacja i kontrola dostępu
- Każdy pracownik kancelarii powinien mieć indywidualne konto użytkownika z odpowiednio ograniczonymi uprawnieniami.
- Dostęp do danych klientów musi być przydzielany zgodnie z zasadą „minimum koniecznego dostępu”.
- Szyfrowanie danych i dokumentów
- Dane przechowywane lokalnie oraz przesyłane drogą mailową muszą być szyfrowane – szczególnie te zawarte w opiniach, umowach, pozwach czy aktach sądowych.
- Backup danych – czyli kopie zapasowe
- Regularne kopie zapasowe, przechowywane w osobnym miejscu (lokalnie lub w chmurze zgodnej z RODO), chronią przed utratą dokumentacji w wyniku awarii lub ataku ransomware.
- Bezpieczna komunikacja z klientem
- Korespondencja mailowa z klientami powinna odbywać się za pomocą szyfrowanych kanałów komunikacji, np. z wykorzystaniem platform e-doręczeń, bezpiecznej poczty lub specjalistycznych systemów DMS.
- Systemy zarządzania dokumentacją (DMS)
- Zarządzanie dokumentami w kancelarii wymaga wdrożenia systemów z funkcjami wersjonowania, kontroli edycji, rejestru czynności oraz elektronicznego obiegu dokumentów.
- Bezpieczeństwo sprzętu
- Każdy komputer, telefon czy pendrive używany w pracy kancelarii powinien posiadać:
- Szyfrowanie dysku (np. BitLocker),
- Antywirus,
- Zabezpieczenia fizyczne (np. blokady USB),
- Zabezpieczenia przed pracą na otwartych Wi-Fi.
Co grozi kancelarii bez odpowiednich zabezpieczeń?
Wycieki danych klientów – mogą prowadzić do:
- Naruszenia tajemnicy adwokackiej/radcowskiej,
- Roszczeń odszkodowawczych,
- Utraty zaufania klientów.
Ataki ransomware – mogą całkowicie zablokować dostęp do akt spraw sądowych, umów i korespondencji z klientem. Odzyskanie danych bez backupu może okazać się niemożliwe.
Kontrola z UODO – brak rejestru czynności, procedur i analizy ryzyka może skutkować karami finansowymi nawet do 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu.
Co możesz zrobić z SystemPartner?
✅ Autoryzacja dostępu – bezpieczna kontrola użytkowników
W kancelarii nie każdy powinien mieć dostęp do wszystkiego – zwłaszcza przy współpracy kilku prawników czy aplikantów.
SystemPartner umożliwia pełną kontrolę nad tym, kto ma dostęp do jakich danych:
- Imienne konta użytkowników – pełna identyfikowalność działań w systemie.
- Dostępy przydzielane według roli lub sprawy – np. aplikant ma dostęp tylko do spraw, które prowadzi z konkretnym radcą.
- Usługa bez potrzeby zakupu sprzętu – wszystko działa w modelu usługowym.
- Szybka reakcja na zmiany – odejście pracownika? Zmiana zespołu? Jeden klik i dostęp jest zablokowany lub przeniesiony.
✅ Ochrona przed ransomware – jedna wiadomość i… masz sprawę w sądzie
Wyobraź sobie sytuację: adwokat otwiera maila z „wezwania sądowego” i… cały system zostaje zaszyfrowany.
Nie masz dostępu do pism, terminów, ani żadnych akt. Czas ucieka, a Ty nie możesz złożyć odpowiedzi na pozew.
Z SystemPartner to ryzyko minimalizujemy:
- Zaawansowana filtracja e-maili i załączników – rozpoznaje fałszywe pisma procesowe i złośliwe pliki.
- Bezpieczne przeglądanie sieci – ograniczenie dostępu do niebezpiecznych stron.
- Blokowanie nośników USB – brak ryzyka, że klient przyniesie zainfekowany pendrive z dokumentami.
- Szkolenia dla pracowników – uczymy zespoły, jak rozpoznawać phishing, podszywanie się pod sądy, komorników, itp.
✅ XDR – inteligentna ochrona kancelarii w czasie rzeczywistym
XDR (Extended Detection and Response) to nowoczesne systemy bezpieczeństwa, które monitorują i reagują na zagrożenia w czasie rzeczywistym.
- Wykrywa próby nieautoryzowanego dostępu do akt i dokumentów.
- Monitoruje nietypowe działania użytkowników – np. masowe kopiowanie plików.
- Automatycznie blokuje zagrożenia zanim wyrządzą szkody.
Chronimy Twoją kancelarię – dyskretnie, skutecznie i zgodnie z wymogami.
✅ Backup danych – nie pozwól, by Twoje akta przepadły
Nie ma nic gorszego niż utrata danych w przeddzień rozprawy. Dlatego backup to podstawa.
- Codzienne kopie zapasowe – automatyczne i niezauważalne dla pracy zespołu.
- Dane przechowywane w bezpiecznej lokalizacji – poza głównym systemem.
- Gwarantowane odzyskiwanie danych w konkretnym czasie – z gwarancją ciągłości pracy kancelarii.
Z nami Twoje dane są bezpieczne. Niezależnie od sytuacji.
Dlaczego warto wdrożyć nasze rozwiązania?
Bezpieczeństwo danych klientów to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim ochrona ich interesów i zapewnienie ciągłości działania kancelarii. Dzięki naszym rozwiązaniom Twoja kancelaria:
✅ spełni wymogi RODO i przepisów dotyczących tajemnicy zawodowej
✅ zabezpieczy się przed cyberatakami i utratą danych
✅ zyska pełną kontrolę nad dostępem do informacji
✅ będzie przygotowana na audyty i kontrole
✅ zwiększy zaufanie klientów i profesjonalizm usług