Księgowość – System Partner

IT w Branżach – Księgowość

Dlaczego ochrona danych finansowych jest kluczowa?

Czy wiesz, że biura rachunkowe i działy finansowe są atrakcyjnym celem dla cyberprzestępców? Przetwarzają dane klientów, numery PESEL, informacje podatkowe, umowy, dokumenty kadrowe i finansowe. Utrata tych danych to nie tylko kary, ale też utrata zaufania klientów, wizerunku i realne straty finansowe.

Odpowiednie środki techniczne i organizacyjne to obowiązek wynikający z RODO – ale też zdrowy rozsądek.

Kluczowe wymogi prawne dla biur rachunkowych i działów księgowości:

Zgodnie z RODO oraz polskimi przepisami prawa, każda firma przetwarzająca dane osobowe (a biura rachunkowe robią to codziennie) ma obowiązek:

W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia m.in.:

Kontrola dostępu do danych – Każdy pracownik powinien mieć dostęp tylko do tych danych, których potrzebuje.
Silne uwierzytelnianie – Hasła złożone, najlepiej z dwuskładnikowym logowaniem (2FA).
Monitoring dostępu – Musisz wiedzieć, kto i kiedy przetwarzał dane klientów.
Zabezpieczenia antywirusowe i zapory sieciowe – Standard, bez którego nie można mówić o bezpieczeństwie.
Zasady integralności i poufności danych – Dane nie mogą zostać przypadkowo zmodyfikowane czy utracone.
Backup danych – Kopie zapasowe muszą być regularne, bezpieczne i testowane.

Co może się stać, jeśli zaniedbasz zabezpieczenia?

Wyobraź sobie, że nie możesz wystawić JPK, przesłać PITów, ani uruchomić programu księgowego. A klienci czekają na rozliczenia, faktury i zestawienia. Twój system nie działa, dane są zaszyfrowane, a na ekranie widzisz:

❗ „Twoje pliki zostały zaszyfrowane. Aby je odzyskać, zapłać 200 000 zł w Bitcoinie.”

To klasyczny atak ransomware – a jego skutki mogą być tragiczne:

Utrata dostępu do danych – i brak gwarancji ich odzyskania.
Upublicznienie danych klientów – numery kont, PESEL-e, przychody, umowy.
Opóźnienia, stres i… klienci, którzy mogą odejść do konkurencji.
Kara od UODO – nawet do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu.

Co możesz zrobić z SystemPartner?

Twoi pracownicy pracują na danych klientów? To znaczy, że każdy dostęp musi być przemyślany i kontrolowany. Nasze rozwiązania pomagają uporządkować i zabezpieczyć systemy:

Imienne konta pracowników – dokładnie wiadomo, kto i kiedy miał dostęp do jakich danych.
Dostępy przydzielane zgodnie z obowiązkami – księgowy nie potrzebuje pełnego dostępu do dokumentacji kadr? Nie musi go mieć.
Brak konieczności zakupu sprzętu – wszystko działa w formie usługi, bez inwestycji w drogie serwery.
Szybkie przypisywanie i odbieranie dostępów – nowe konto? Zmiana stanowiska? Dostęp możesz nadać lub odebrać jednym kliknięciem.

Biura rachunkowe są na celowniku cyberprzestępców – wiedzą, że biura pracują z pieniędzmi i wrażliwymi danymi.
Nasze zabezpieczenia redukują ryzyko:

Filtracja e-maili i załączników – nasze systemy wychwytują podejrzane faktury, linki podszywające się pod ZUS, US czy banki.
Bezpieczne przeglądanie internetu – pracownicy mają dostęp tylko do zaufanych stron, bez ryzyka przypadkowego pobrania złośliwego pliku.
Blokowanie nieautoryzowanych nośników USB – pendrive od klienta nie zainfekuje Twojego komputera.
Szkolenia z cyberbezpieczeństwa – uczymy pracowników, jak rozpoznawać phishing i inne zagrożenia – bo największym zagrożeniem często jest… kliknięcie w zły link.

XDR (Extended Detection and Response) to inteligentna tarcza dla Twojej firmy.
Monitoruje system w czasie rzeczywistym, wykrywając nietypowe działania – zanim dojdzie do szkód.

Wykrywa ruchy charakterystyczne dla włamań, malware i phishingu.
Analizuje zachowania użytkowników – np. nagły dostęp do plików, do których nie powinni mieć wglądu.
Reaguje automatycznie, zanim zagrożenie się rozprzestrzeni.
To rozwiązanie, z którego korzystają banki – teraz dostępne także dla biur rachunkowych.

Utrata danych w księgowości to koszmar. Ale można go uniknąć:

Codzienne kopie zapasowe – automatyczne, bez Twojej ingerencji.
Dane przechowywane poza głównym systemem – bezpieczne, nawet przy awarii serwera lub ataku ransomware.
Gwarantowane odzyskanie danych w określonym czasie – bez nerwów, bez paniki, bez przerwy w pracy.

Ochrona danych w księgowości – co warto robić w praktyce?

• Rejestr czynności przetwarzania
• Procedura backupu
• Instrukcja postępowania przy incydencie
• Polityka haseł i blokady ekranów
• Analiza ryzyka

Nie dla UODO, ale dla Twojego bezpieczeństwa.

• Silne hasła, nie „admin123”
• Blokady ekranów po odejściu od stanowiska
• Kopie zapasowe robione regularnie
• UPS-y – awaria prądu ≠ utrata danych
• Szkolenia

• Trzymane w szafkach zamykanych na klucz
• Dostęp tylko dla upoważnionych
• Utylizacja zgodna z procedurą (niszczarki)

• VPN – koniec z otwartym Wi-Fi w kawiarni
• Brak używania prywatnych maili i dysków
• Zaszyfrowane dane na laptopach i pendrive’ach

Dlaczego warto wdrożyć nasze rozwiązania?

Z SystemPartner Twoje biuro rachunkowe:

✅ spełni wymogi RODO
✅ zminimalizuje ryzyko ataków
✅ ochroni dane klientów
✅ zyska spokój i zaufanie

Skontaktuj się z nami